La Burocracia - Max Weber

 

DIFERENCIA ENTRE LOS GRUPOS Y LAS ORGANIZACIONES

Para poder entender ampliamente el concepto de Burocracia se debe aclarar la diferencia entre grupo y organización:

Los grupos se caracterizan por:

·      Ser de menor tamaño que las organizaciones.

·      Los individuos de un grupo actúan entre sí de manera informal, cosa que no ocurre en las organizaciones.

·      En los grupos las metas frecuentemente no están establecidas expresamente como ocurre en las organizaciones.

Un ejemplo de grupo es un grupo de amigos y de organización es una empresa.

Por lo anterior, una organización formal es una asociación de personas regidas por reglas de actuación precisas y diseñadas para conseguir unos objetivos específicos. Por lo tanto las organizaciones formales modernas se caracterizan por, poseer una estructura racional y especializada de las distintas funciones y actividades y la orientación cara objetivos explícitos y precisos.

Estas características son las que dio al término burocracia, el sociólogo Max Weber, a principios del siglo XX. Para él, la racionalidad se expresa de tres formas diferentes (las que surgen precisamente a partir de los cambios religiosos aparecidos desde Lutero y Calvino, luego de la reforma).

1. El «capitalismo»

2. La «burocracia»

3. La «ciencia moderna»

Las tres íntimamente ligadas entre sí en su génesis y en su devenir. Y son también, para Weber, la explicación del progreso y del desarrollo social y económico de ciertos países como Inglaterra, Holanda y Alemania.

 

LA BUROCRACIA

Tuvo su origen en la necesidad de organización de las empresas, cuyo tamaño y complejidad aumentaban progresivamente. Se requería un modelo de organización racional, que abarcara las variables involucradas y también el comportamiento de los participantes, aplicable no solo a fabricas, si no a todas las áreas y formas de actividades de las empresas.

CONCEPTO DE BUROCRACIA SEGÚN MAX WEBER

Definió la burocracia como una forma de organización que realza la precisión, la velocidad, la claridad, la regularidad, la exactitud y la eficiencia conseguida a través de la división prefijada de las tareas, de la supervisión jerárquica y de detalladas reglas y regulaciones.

El término Burocracia lo derivo del alemán:

• Büro => que significa oficina.
• Cratos => que significa poder.

En este sentido, para Weber, burocracia es una organización que opera y funciona con fundamentos racionales.

Este término ha pasado a formar parte del lenguaje cotidiano, preferentemente se le usa en el ámbito de las organizaciones públicas que constituyen al Estado, aunque también opera en el sector privado.

 

Weber consideró a la burocracia como un tipo de poder y NO como un sistema social. Un tipo de poder ejercido desde el Estado por medio de su “clase en el poder”, la clase dominante.

El aparato organizatorio es el de la burocracia, un marco racional y legal donde se concentra la autoridad formal en la cúspide del sistema. Los medios de administración no son propiedad del administrador intermediario. Sus competencias no son sujeto de herencia o venta.

El término burocracia tiene tres connotaciones:

1.   Burocracia en el sentido de vulgata (significado ordinario, popular y parroquial): La burocracia significa lentitud, exceso de trámites, distanciamiento total entre el prestador de los servicios públicos y el usuario de los mismos, producto de una exagerada adherencia de los funcionarios y empleados públicos a los reglamentos y rutinas, a los procedimientos y métodos consignados en los manuales de organización. La burocracia es un mal “irremediable” que el ciudadano percibe como un fantasma que pesa demasiado y que le resulta muy costoso.

2.   Burocracia como clase social dominante (incrustada en el Estado): La «burocracia» es también una clase social contratada por el Estado para servirle, asume dos estratos claramente diferenciados:

a)  La alta burocracia: constituida por los dirigentes políticos del Estado.

b)  La baja burocracia: constituida por la “empleomanía” contratada no por el voto popular, sino por la designación del superior, a veces no sobre la base de los méritos del desempeño, sino en razón de las relaciones de compadrazgo, amistad, afinidad o intereses de grupo. Existe también la base burocrática adherida al aparato estatal por la vía laboral sindical.

Weber deduce que tener autoridad es tener poder. A contrario sensu el razonamiento no es siempre verdadero, ya que tener poder no significa necesariamente tener autoridad. Ambas dependen de la legitimidad (capacidad de justificar su ejercicio).

Los tipos de autoridad para Weber son:

A)  La autoridad tradicional.

B)  La autoridad carismática

C)  La autoridad racional, legal o burocrática.

3. Burocracia como modelo de organización (En el sentido weberiano del término): Desde la concepción de la sociológica y la administración, la burocracia es todo lo contrario de lo que el sentido vulgato. Aquí “burocracia” es justamente los defectos del sistema y no al sistema en sí mismo.

la burocracia, para Max Weber, es la organización eficiente por excelencia, la organización llamada a resolver racional y eficientemente los problemas de la sociedad y, por extensión, de las empresas. La organización burocrática está diseñada científicamente para funcionar con exactitud, precisamente para lograr los fines para los cuales fue creada, no más, no menos.

Para conseguir esta eficiencia planeada, el modelo burocrático necesita detallar y precisar por anticipado cómo deben hacerse las cosas.

 

CARACTERISTICAS DE LA BUROCRACIA SEGÚN WEBER

Según Weber, la burocracia tiene las siguientes características (recordemos que todas y cada una de las sugerencias buscan la eficiencia y la racionalidad).

 

Ø DIVISIÓN DEL TRABAJO: Las actividades son desmembradas en tareas simples, cada puesto tiene definida las responsabilidades y la delegación de autoridad.

Ø JERARQUIA DE LA AUTORIDAD: Se estructura la organización; cada puesto jerárquico tiene responsabilidades y deberes específicos así como privilegios. Ningún cargo queda sin control o supervisión.

Ø RACIONALIDAD: Todos los miembros de la organización son seleccionados con base en el merito y la competencia técnica y no en preferencias personales que les permite alcanzar un desempeño adecuado.

Las promociones se obtienen y se otorgan por desempeño y capacitación de excelencia técnica, como el grado de adecuación del potencial del empleado en términos de educación, entrenamiento, conocimiento y habilidad para realizar determinada actividad, y no en meritos particulares y arbitrarios.

Ø COMPROMISO PROFESIONAL: Los administradores trabajan por salarios fijos pues no son propietarios de los negocios que administran, tratan de alcanzar la mejor calificación en eficiencia organizacional y controlar las actividades de los empleados con este mismo fin.

Un administrador es profesional por las siguientes razones:

-     Es un especialista (en los altos mandos tiende a ser generalista, mientras que en los mandos bajos se va transformando en un especialista).

-     Es asalariado y el trabajo en la organización burocrática suele ser su principal fuente de ingresos.

-     Es ocupante de un cargo y la actividad que realiza en la estructura suele ser la principal.

-     Es designado por en superior en base a sus méritos y desempeños. Su trabajo habla por él.

-     Su cargo es por tiempo indeterminado no porque el cargo sea vitalicio, sino porque la única norma de permanencia es su desempeño.

-     La organización es el ámbito de su carrera y dentro de ella la realiza escalando las diversas posiciones.

-     No es el dueño de los activos ni de los medios de producción de la empresa.

-     Es fiel al puesto y se identifica con los objetivos de la empresa.

Ø REGLAS Y NORMAS (Carácter Legal): Las decisiones administrativas se basan en reglas, disciplinas y controles relacionados con el cumplimiento de los deberes, regulando la conducta de quien ocupa cada cargo. Estas normas facilitan la evaluación rápida del desempeño de cada participante.

Ø REGISTROS ESCRITOS: (para comprobar) Con el fin de mantener la continuidad organizacional y de alcanzar la uniformidad de acción este método cuenta con elaborados registros que detallan las transacciones de la organización, en otras palabras se basa en una especie de legislación propia que define con anticipación como deberá funcionar la organización.

Ø IMPERSONALIDAD: Las reglas y los procedimientos son aplicados de modo uniforme e imparcial, lo cual no le permite al superior basarse en consideraciones personales, sino como individuos que desempeñan cargos y cumplen funciones.

MODELO BUTOCRATICO

Ø Organización eficiente por excelencia, llamada a resolver racional y eficientemente los problemas de la sociedad y, por extensión de las empresas.

Ø Diseñada científicamente para funcionar con exactitud, para lograr los fines, para los cuales fue creada.

Ø Necesita detallar y precisar por anticipado como deben hacerse las cosas para obtener buenos resultados.

IMPACTO DE LA BUROCRACIA EN LA ADMINISTRACIÓN

Ø Especialización de operarios y de procesos de trabajo.

Ø La idea de estandarización y el desempeño de funciones.

Ø La centralización en la toma de decisiones, cuando a si conviene a los fines de la organización, o en caso contrario la descentralización.

Ø La uniformidad de prácticas e institucionalizadas, que vienen a tipificar la moderna noción de imagen corporativa.

Ø La no duplicación de funciones.

Ø La profesionalización de la función administrativa como distinta de la función de los accionistas propietarios.

Ø La admisión y promoción en función de los méritos y talentos de las personas.

Ø La idea de que la organización, debe lograr altos niveles de estandarización para lograr que se haga lo que se debe, no lo que se quiere.

VENTAJAS DE LA TEORIA BUROCRÁTICA

De no existir externalidades y disfunciones, es obvio que las ventajas de la burocracia son las siguientes:

Ø    Racionalidad.

Ø    Decisión en el trabajo.

Ø    Rapidez en las decisiones.

Ø    Uniformidad de rutinas y procesos.

Ø    Continuidad de la organización más a ya de las personas.

Ø    Reducción de fricciones personales.

Ø    Unidad de dirección.

Ø    Disciplina y orden.

Ø    Confiabilidad por la previsibilidad de circunstancias.

Ø    Eficiencia y productividad.

Ø    Competitividad.

La capacidad para aceptar órdenes cuando están en conflicto con los deseos de la persona, exige un nivel de renuncia difícil de mantener”. Esto genera una fuerza entrópica tendencial a la destrucción, pues la racionalidad, enfrentada a la naturaleza humana, resulta ser frágil. De ahí que sobrevengas lo que suele llamarse «disfunciones de la burocracia».

DESVENTAJAS DE LA TEORIA BUROCRATICA

Ø Exagerado apego a los reglamentos.

Ø Exceso de formalismo y papeleo.

Ø La resistencia al cambio.

Ø Despersonalización de las funciones.

Ø Adherencia exagerada a las rutinas y procedimientos.

Ø Exhibición de señales de autoridad.

Ø Dificultad en la atención de clientes.

El Problema de la Organización y la Burocracia

Ø El problema del Dominio: Es el problema de la obediencia de las personas para ser organizadas.

Ø Poder y Dominio: El fundamento para poder forzar una aceptación, una vigencia de un orden, es el PODER (según Weber , Poder es toda oportunidad para, dentro de una relación social, imponer la propia voluntad aun contra la resistencia de la voluntad del otro).

Para weber:

Dominio o autoridad Implica la oportunidad de que una determinada orden o mandato encuentre obediencia en la persona o grupo que la recibe.

Obediencia es un concepto que indica que la acción del obediente transcurre en lo esencial en conformidad al contenido de la orden, como si el sujeto obediente siguiera internamente dicho contenido tomado como máxima que debe orientar su acción, y sólo por dicha razón, no por considerar él mismo como aceptable o deseable la acción ordenada o su valor.

Según dichos fundamentos primarios de legitimidad distingue tres tipos puros de dominio:

·      Dominio carismático

·      Dominio tradicional

·      Dominio legal

El grado de burocratización

El grado de la burocratización se puede determinar midiendo las seis dimensiones siguientes:

-  División del trabajo basado en la especialización funcional.

-  Jerarquía de autoridad perfectamente definida.

-  Sistema de reglas que especifiquen los derechos y Obligaciones de cada puesto.

-  Sistema de procedimientos para controlar las situaciones de trabajo.

-  Impersonalidad de las relaciones interpersonales.

-  Promoción y selección de los empleados con base en su competencia técnica.

En un tipo ideal de burocracia las seis dimensiones deben existir en alto grado, mientras que en Organizaciones menos burocráticas, estarán presentes en menor grado.